Uitstel betekent geen afstel van het UBO-register: zo houdt u het roer stevig in handen

Aanvankelijk dienden vennootschappen, maatschappen, verenigingen en stichtingen ten laatste tegen 31 maart 2019 voor de eerste maal de informatie over hun uiteindelijke begunstigde(n) over te maken aan de FOD Financiën. Tot nog toe werd deze verplichting echter door slechts 25.000 van de naar schatting 1 miljoen meldingsplichtige entiteiten in ons land vervuld. Om boetes tot 50.000 euro te vermijden besliste de bevoegde minister om de termijn voor registratie met zes maanden te verlengen tot eind september. Maar wat houdt het UBO-register nu precies in en hoe bereidt u zich het best voor op haar komst?

Wat is het UBO-register?

Met ultimate beneficial owners, of afgekort UBO’s, worden de controlerende aandeelhouders bedoeld die het in een onderneming voor het zeggen hebben. Het UBO-register vormt een centrale databank waarin de FOD Financiën informatie bijhoudt over de personen die een belangrijke participatie hebben in vennootschappen, vzw’s, stichtingen en maatschappen. De invoering is het gevolg van een Europese richtlijn en kadert binnen de voorgezette strijd tegen fraude, witwasactiviteiten en de financiering van terrorisme. Wie zich met dergelijke ongure praktijken bezighoudt, verschuilt zich immers vaak achter een wirwar van vennootschappen. Door het UBO-register krijgen opsporingsinstanties sneller duidelijkheid over wie achter de schermen aan de touwtjes trekt en kunnen ze criminelen beter aanpakken. Critici menen echter dat het recht op privacy al te zeer heeft moeten wijken voor het UBO-register en vrezen – terecht – dat hun persoonlijk vermogen aan discretie inboet. Naast misdaadbestrijders krijgen immers ook de fiscus en zelfs alle burgers inzage in het register.

Wie moet zich laten registreren?

Voor vennootschappen worden als uiteindelijke begunstigden aangemerkt, de natuurlijke personen die 25% of meer van de aandelen of de stemrechten aanhouden en zij die op een andere wijze (bv. via een aandeelhoudersovereenkomst) minstens een kwart van het zeggenschap hebben, ongeacht het aantal aandelen dat zij rechtstreeks bezitten.

Indien binnen die twee categorieën geen personen als UBO kunnen worden aangemerkt, moet het hoger leidinggevend personeel in het register worden opgenomen als uiteindelijke begunstigde.

Aangezien een maatschap ook een vennootschap is, zij het zonder rechtspersoonlijkheid, valt zij eveneens onder de meldingsplicht van het UBO-register. Gecombineerd met de inschrijvingsplicht in het KBO die voortaan zal gelden (maatschappen krijgen een ondernemingsnummer), leidt dit ontegensprekelijk tot een grotere visibiliteit van maatschappen.

Verder zullen ook verenigingen en stichtingen hun UBO’s moeten registreren. Daarmee worden onder meer bedoeld de leden van de raad van bestuur, de personen belast met het dagelijks bestuur en de stichters.

Welke informatie moet worden meegedeeld?

Uiterlijk 30 september 2019 moeten de naam, voornaam, geboortedatum, verblijfplaats, nationaliteit en het rijksregisternummer van de uiteindelijke begunstigden worden meegedeeld aan de FOD Financiën. Tevens dient de aard en de omvang van de participatie te worden meegedeeld.  De waarde van de participatie moet niet gemeld worden.  Bovendien moeten de gegevens jaarlijks worden bijgewerkt of moet minstens jaarlijks worden bevestigd dat ze nog actueel zijn. Wijzigingen dienen binnen de maand aan het register te worden gemeld.

De bestuurders of zaakvoerders van de vennootschap kunnen de aangifte zelf doen, dan wel volmacht geven aan een derde partij. Als trusted advisor ontlast B-Sure u graag van deze taak!

Indien het management van de vennootschap de UBO-formaliteiten niet tijdig en volledig vervult, riskeert zij zware administratieve en zelfs strafrechtelijke boetes, gaande van 250 tot 50.000 euro.

Hoewel de deadline voor de UBO-registratie stilaan zeer dichtbij komt, blijven er in de praktijk nog onduidelijkheden bestaan. Zo kwam er tot op heden nog geen antwoord op de vraag wie als uiteindelijke begunstigde moet worden vermeld als, conform het huwelijksvermogensrecht, de lidmaatschapsrechten verbonden aan de aandelen in een vennootschap eigen zijn aan één echtgenoot, terwijl de vermogenswaarde van de aandelen tot de huwelijksgemeenschap behoort. Voorts is niet duidelijk wie als UBO moet worden geregistreerd wanneer de blote eigendom en het vruchtgebruik van de aandelen toebehoren aan verschillende personen: de blote eigenaar, de vruchtgebruiker of allebei? Het zou de rechtszekerheid ten goede komen, mocht de Administratie van de FOD Financiën hierover snel uitsluitsel geven.

Wie kan het UBO-register raadplegen?

Het register is vanzelfsprekend toegankelijk voor misdaadbestrijders (zoals politie en parket), en voor personen die in het kader van hun beroep moeten nagaan of ze met criminelen te maken hebben, zoals notarissen, advocaten, vastgoedmakelaars of accountants.

Daarnaast krijgt ook de fiscus inzage, al mag zij het register enkel raadplegen wanneer dat onontbeerlijk is voor een concreet onderzoek ten aanzien van een welbepaalde belastingplichtige. Zodoende tracht de wetgever te vermijden dat de deur wordt opengezet voor willekeurige fishing expeditions in het register. Om inzage te krijgen moet de fiscus echter niet eerst aantonen dat er aanwijzingen van belastingontduiking zijn. Daarnaast kunnen ook buitenlandse belastingautoriteiten informatie uit het register opvragen.

Hoogst opmerkelijk is dat verder ook ‘elke burger’ toegang zal hebben tot het register. Europa vond dat nodig opdat het publiek het vertrouwen behoudt in de integriteit van zakelijke transacties en het financieel systeem. Men moet zelfs niet verantwoorden waarom men het register wenst te raadplegen, behalve als het om een vereniging of stichting gaat. Om de privacy van aandeelhouders te beschermen werden er wel enkele beperkingen ingebouwd. Zo zullen burgers de informatie m.b.t. vennootschappen enkel kunnen opvragen op basis van het ondernemingsnummer of de naam van de vennootschap. Het zal dus niet mogelijk zijn om te zoeken op naam van een persoon. Zo vermijd men dat met één muisklik kan worden achterhaald welke grote participaties die persoon in verschillende bedrijven heeft. Bovendien zal slechts een beperkt deel van de informatie zichtbaar zijn voor burgers: de voornaam, de geboortedatum, het adres en het Rijksregisternummer van UBO’s zal niet publiek toegankelijk zijn. Nieuwsgierige particulieren zullen ook moeten betalen om toegang tot het register te krijgen. Hoeveel die administratieve kost precies zal bedragen is op heden nog niet duidelijk.

Kan u anoniem blijven?

Indien u gebruik maakt van een maatschap om uw familievermogen te structureren en gecontroleerd over te dragen aan de volgende generatie, kan u de terechte vrees koesteren dat de gemaakte afspraken die tot voor kort binnenskamers bleven voortaan toegankelijk zullen zijn voor elke buur of journalist die er interesse in toont. Helaas bestaat er geen pasklare oplossing om buiten de spotlights van het UBO-register te blijven. U kan het anderen hooguit moeilijker maken bij hun zoektocht naar uw gegevens. Zoals gezegd, kunnen burgers enkel zoeken op de vennootschapsnaam of het ondernemingsnummer. Indien uw maatschap uw familienaam draagt, kan een naamswijziging raadzaam zijn. Zo vermijd u dat particulieren bij uw maatschap terechtkomen wanneer ze uw familienaam als zoekterm intypen. Voorts kan ook een adreswijziging overwogen worden. In de kruispuntbank van ondernemingen kan een particulier immers ook een zoekopdracht uitvoeren op basis van een adres. Indien u de zetel van uw maatschap aldus vestigt op een ander adres dan uw privéadres of dat van uw operationele vennootschap, zal het voor buitenstaanders opnieuw minder evident worden om uw maatschap op het spoor te komen.

Spreiding van het aandelenbezit is ook een optie. Indien men onder de drempel van 25% blijft, ontsnapt men immers aan de registratieverplichting. Hierdoor raakt het stemrecht wel verder versnipperd, hetgeen (op lange termijn) nefaste gevolgen kan hebben.

Ten slotte zal het mogelijk zijn om een vrijstellingsverzoek in te dienen, al kan dat pas na registratie in het register. Indien de uiteindelijke begunstigde een publiek persoon of een politiek prominent persoon is of als de openbaarmaking een groot veiligheidsrisico inhoudt (zoals fraude, chantage of ontvoering), kan erom verzocht worden de informatie onzichtbaar te maken voor het groot publiek.

U merkt dat er heel wat aandachtspunten en potentiële valkuilen zijn bij de registratie in het UBO-register. Het team van B-sure staat u hierin graag bij.